Datenschutz-Checkliste für Fotografen

Vor dem Fototag

• Auftragsbearbeitungsvertrag mit der Schule oder Schulgemeinde geschlossen (Art. 9 DSG)
• Verträge mit Galerie-Plattform und Fotolabor liegen vor
• Einwilligungserklärungen mit getrennten Zwecken an die Schule verteilt
• Einwilligungen eingesammelt und dokumentiert
• Liste der Kinder ohne Einwilligung erhalten und an das Team gegeben
• Bearbeitungsverzeichnis geprüft, falls Sie dazu verpflichtet sind (Art. 12 DSG)
• Datenschutzerklärung auf der eigenen Website aktuell

Am Fototag

• Kinder ohne Einwilligung werden nicht fotografiert
• Kein Kindername neben dem Foto auf Aushängen oder in Nachrichten
• Speicherkarten und Laptop verschlüsselt oder gesichert
• Keine Fotos auf privaten Geräten von Helfern
• Keine Übertragung über unsichere Kanäle wie Messenger oder unverschlüsselte E-Mail

Nach dem Fototag

• Fotos nur über verschlüsselte Verbindung übertragen
• Online-Galerie nur mit persönlichem Zugangscode erreichbar
• Bestellfrist und Löschdatum an die Eltern kommuniziert
• Fotos nach Saisonende gelöscht (Löschfrist: [Anzahl Wochen] Wochen)
• Löschung dokumentiert, Backups eingeschlossen

Technische Massnahmen

• SSL-Verschlüsselung für Galerie und Shop
• Zahlungsabwicklung über zertifizierte Anbieter, keine Kartendaten auf eigenen Systemen
• Regelmässige Backups mit Zugriffsschutz
• Zugriffsrechte im Team auf das Nötige beschränkt
• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten mit Fotozugriff

Im Notfall: Datensicherheitsverletzung

• Meldung an den EDÖB so rasch als möglich, wenn ein hohes Risiko besteht (Art. 24 DSG)
• Betroffene informieren, wenn es zu ihrem Schutz nötig ist
• Vorfall, Ursache und Massnahmen dokumentieren